Mail cevap takip otomasyonu
Cevap bekleyen mailleriniz
artık unutulmuyor.
Gönderdiğiniz her mailin peşini bırakmayan, cevabı gelmeyeni her sabah önünüze koyan bir sistem. Yeni bir uygulama yok, yeni bir panel yok — her şey gelen kutunuzun içinde.
Günlük Cevap Raporu
Hâlâ cevap bekleyen 4 mailiniz var.
| Referans | Alıcı | Konu | Bekleme |
|---|---|---|---|
| A104 | Mehmet Aydınm.aydin@aydinlojistik.com | Sözleşme taslağı hk. |
9 gün
|
| A107 | Selin Kayaselin@kayamimarlik.com | Ruhsat başvurusu evrakları |
6 gün
|
| A111 | Ahmet Doğanahmet@dgnticaret.com.tr | Ödeme planı revizyonu |
4 gün
|
| A112 | Zeynep Arslanz.arslan@arslanyapi.com | Bilirkişi raporu görüşü |
2 gün
|
RESOLVE A104 yazıp cevap verin.
Sorun
En pahalı mailler, cevabı hiç gelmeyenlerdir.
Haftada kırk mail gönderiyorsunuz. On ikisi bir cevap bekliyor. Üçü unutuluyor.
Unutulan mail bir müvekkil olabilir. Kaçırılmış bir süre olabilir. Beklemekten sıkılıp başka bir ofise giden bir dosya olabilir. Kimse size "cevap vermedim" demez — sadece sessizlik olur, siz de o sessizliği fark etmezsiniz.
Takip listesi kafanızda
Hangi maile cevap geldiğini hatırlamaya çalışıyor, gelen kutusunu aşağı kaydırıp kontrol ediyorsunuz. Bu bir sistem değil, sadece iyi bir hafıza — ve yoğun bir haftada iyi hafıza yetmiyor.
CRM'ler terk edilir
Her mail için ayrı bir ekrana kayıt girmek zorunda kalan hiçbir profesyonel bunu iki haftadan uzun sürdürmez. Sistem çalışmadığı için değil, sizden fazladan iş istediği için bırakılır.
Hatırlatıcı kurmayı unutursunuz
Hatırlatıcılar, hatırlamanız gereken şeyi zaten hatırlıyorsanız işe yarar. Asıl risk, aklınıza hiç gelmeyen maillerde.
Nasıl çalışır
Sizin tarafınızda değişen hiçbir şey yok.
ADIM 01
Her zamanki gibi mail atarsınız
Gmail'den mailinizi normal şekilde gönderirsiniz. Ekstra bir tıklama, etiket, form ya da kopyalanacak bir adres yok. Sistem arka planda gönderilenler klasörünüzü izler.
ADIM 02
Sistem hangisinin önemli olduğunu ayırır
Yapay zekâ gönderdiğiniz maili okur ve gerçekten bir cevap bekleyip beklemediğine karar verir. "Teşekkürler, iyi çalışmalar" takibe alınmaz. "Görüşünüzü rica ederim" alınır.
ADIM 03
Her sabah tek bir mail alırsınız
Belirlediğiniz saatte gelen kutunuza tek bir rapor düşer: hâlâ cevap bekleyen her mail, kime gittiği, ne kadardır beklediği. Cevap gelenler listeden kendiliğinden düşer.
Sabah raporu
Günde bir mail. Fazlası değil.
Bildirim yağmuru yok, açmanız gereken bir uygulama yok. Günde bir kez, işe başlarken, bekleyen her şey tek bir listede önünüze gelir.
Her satırın başındaki referans numarası tıklanabilir — bastığınızda o mail Gmail'de açılır. Hangi kaydın hangi yazışma olduğunu ezberlemeniz ya da tahmin etmeniz gerekmez.
Listeden nasıl düşer
Cevap gelince kendiliğinden
Karşı taraf cevap yazdığı anda kayıt Cevaplandı durumuna geçer ve ertesi sabahki raporda görünmez. Sizin bir şey yapmanız gerekmez.
Konu telefonda kapandıysa ya da artık takibi anlamsızsa, rapora RESOLVE A104 yazıp cevap verirsiniz — kayıt Kapatıldı olur.
Haftada bir
Neyin nasıl gittiğini görürsünüz
Pazartesi sabahları kısa bir özet gelir: kaç mailinize cevap dönmüş, ortalama ne kadar sürede dönmüş, en uzun bekleyen kayıt hangisi.
Yönetim
Yönetmek için hiçbir yere gitmiyorsunuz.
Rapor mailine cevap yazarsınız. O kadar. Sisteme girmek, şifre hatırlamak, bir panel açmak yok — mail yazmayı zaten biliyorsunuz.
Üç komut var, hepsi bu. Büyük-küçük harf fark etmez.
RESOLVE A104
Rapor mailine cevap olarak. Birden fazla kaydı kapatmak isterseniz alt alta yazabilirsiniz.
Kayıt bir daha sabah raporunda görünmez.
DURUM
Sabahı beklemeden anlık tablo istediğinizde.
A104 DETAYLARI
Tek seferde birden fazla referans sorabilirsiniz: A104 A107 DETAYLARI
Takibe alınma gerekçesi: mailde karşı taraftan görüş talep eden açık bir soru var.
Zor kısım
Bu işi bir kural listesi çözemiyor.
Mail takibini basit sanmak kolay. Gerçekte iki problem var ve ikisi de "şu kelimeyi içeriyorsa takip et" mantığıyla çözülmüyor. Sistemin asıl değeri burada.
Birinci problem
Hangi mail gerçekten cevap bekliyor?
Bir teşekkür maili ile bir talep maili arasındaki farkı anlamak, anahtar kelime aramakla çözülmez. "Bilginize sunarım" cevap beklemez; "bilginizi rica ederim" bekler.
Sistem gönderdiğiniz her maili yapay zekâ ile değerlendirir ve kararının gerekçesini de kaydeder. Neden takibe alındığını merak ederseniz sorabilirsiniz.
İkinci problem
Ya cevap bambaşka bir mailden geldiyse?
Karşı taraf çoğu zaman "Yanıtla"ya basmaz — sıfırdan yeni bir mail yazar, konu satırı bile farklıdır. Çoğu takip sistemi bu cevabı göremez ve maili sonsuza kadar "bekliyor" olarak tutar.
Bu sistem aynı kişiden gelen yeni mailleri de değerlendirir ve sorduğunuz şeye gerçekten cevap verip vermediğini anlar. Konusu benzeyen ama sorunuzu yanıtlamayan bir mail, cevap sayılmaz.
Kimler için
İşi yazışmayla yürüyen herkes için.
Avukatlar
Müvekkil ve karşı taraf yazışmalarında cevapsız kalan hiçbir talep gözden kaçmaz.
Mali müşavirler
Evrak ve bilgi taleplerinizin hangisinin karşılıksız kaldığını her sabah görürsünüz.
Danışmanlar ve ajanslar
Teklif ve revizyon maillerinin peşini sistem bırakmaz; siz bırakırsınız.
Dış ticaret
Farklı saat dilimlerindeki alıcılardan dönmeyen cevapları günü gününe takip edersiniz.
Gayrimenkul
Portföy ve teklif yazışmalarında soğumaya başlayan iletişimi erken yakalarsınız.
Satış ekipleri
Takip disiplinini kişilerin hafızasına değil, çalışan bir sisteme bağlarsınız.
Fark
Neden bir CRM değil?
CRM'ler ve hatırlatıcı uygulamaları kötü olduğu için bırakılmıyor. Sizden sürekli bir şey istedikleri için bırakılıyor. Bu sistem sizden hiçbir şey istemiyor.
| CRM / hatırlatıcı uygulaması | Mail cevap takip otomasyonu | |
|---|---|---|
| Veri girişi | Her kaydı elle girersiniz | Yok — gönderilen mail otomatik yakalanır |
| Öğrenme süresi | Ekip eğitimi, kullanım alışkanlığı | Yok — mail yazmayı zaten biliyorsunuz |
| Nerede çalışır | Ayrı bir uygulama, ayrı bir şifre | Gmail'in içinde, mevcut hesabınızda |
| Kim hatırlatır | Siz hatırlatıcı kurarsanız | Sistem, her sabah, siz istemeden |
| Bırakılma riski | Yüksek — çoğu birkaç hafta içinde terk edilir | Yok — kullanmanız gereken bir şey değil |
Paketler
Kurulumu biz yapıyoruz.
Sizin tarafınızda kurulacak, indirilecek ya da öğrenilecek bir yazılım yok. Sistemi biz kuruyor, sizin çalışma tarzınıza göre ayarlıyor ve devreye alıyoruz. Tek yapmanız gereken Google hesabınıza tek seferlik bağlantı izni vermek.
Tek Kullanıcı
Kendi yazışmasını takip etmek isteyen profesyoneller için.
- Günlük sabah raporu
- Yapay zekâ ile cevap gerekliliği ayrımı
- Thread dışı cevap eşleştirme
- Mail komutları (RESOLVE / DURUM / DETAYLARI)
- Haftalık performans özeti
- Kurulum ve devreye alma
Ofis
Birden fazla kişinin yazıştığı büro ve ekipler için.
- Tek Kullanıcı paketindeki her şey
- Birden fazla mail hesabı
- Kişiye özel sabah raporları
- Size özel sınıflandırma kuralları
- Rapor saati ve içeriği özelleştirme
- Öncelikli destek
Kurumsal
Kendi süreçlerine göre uyarlama isteyen kurumlar için.
- Ofis paketindeki her şey
- Ekip ve departman bazlı raporlama
- Mevcut sistemlerinizle entegrasyon
- Özel geliştirme ve iş akışları
- Kurulum sonrası eğitim
- Hizmet seviyesi taahhüdü
Her kurulum size özel yapılandırılır; bu yüzden fiyatı kullanıcı sayısı ve isteğiniz uyarlamalara göre belirliyoruz. Kısa bir görüşmede kapsamı netleştirip net bir teklif iletiyoruz.
Sık sorulanlar
Merak edilenler.
Şifremi vermem gerekiyor mu?
Hayır. Bağlantı, Google'ın kendi resmî yetkilendirme ekranı üzerinden yapılır — tıpkı bir uygulamaya "Google ile giriş yap" derken olduğu gibi. Şifrenizi ne biz görürüz ne de sistem herhangi bir yerde saklar.
Verdiğiniz izni istediğiniz an Google hesap ayarlarınızdan tek tıkla geri alabilirsiniz.
Maillerimin içeriğini kim görüyor?
Mailleriniz kendi Google hesabınızda kalır, hiçbir yere kopyalanmaz. Takip için kayıt altına alınan bilgiler sınırlıdır: alıcı, konu, gönderim tarihi ve mailin ilk birkaç satırlık özeti.
Bu özet raporda size hangi kaydın hangi yazışma olduğunu göstermek için tutulur. Kurulumda hangi verilerin saklanacağını birlikte netleştiriyoruz.
Sistem yanlış bir maili takibe alırsa ne olur?
Rapora RESOLVE A104 yazıp cevap vermeniz yeterli — kayıt anında kapanır ve bir daha görünmez.
Sınıflandırma kuralları kurulum sırasında sizin çalışma alanınıza ve yazışma diline göre ayarlanır; hukuk bürosunun mail trafiği ile bir ihracat firmasınınki aynı değildir.
Gmail dışında bir mail altyapısı kullanıyorum.
Sistem şu anda Gmail ve Google Workspace hesapları için sunuluyor. Kurumsal alan adınız Google altyapısında çalışıyorsa (örneğin info@sirketiniz.com.tr) sorun yok — kişisel bir Gmail adresi olması gerekmiyor.
Farklı bir altyapı kullanıyorsanız yazın, uygulanabilir mi birlikte değerlendirelim.
Kurulum ne kadar sürüyor?
Bilgiler hazır olduğunda tipik bir kurulum birkaç iş günü içinde tamamlanır. Sizin tarafınızdaki tek adım, Google hesabınıza tek seferlik bağlantı izni vermek — birkaç dakika sürer.
Devreye aldıktan sonra ilk hafta boyunca sistemi birlikte izliyor, raporun içeriğini isteğinize göre ayarlıyoruz.
Bir aksaklık olursa haberim olur mu?
Evet. Sistemde bir sorun oluştuğunda bu otomatik olarak bize bildirilir ve çoğu durumda siz fark etmeden çözülür. Raporunuzun gelmediği bir sabah olursa nedenini zaten biliyor oluruz.
Vazgeçersem ne olur?
Google hesabınızdaki izni geri alırsınız, sistem o an itibarıyla mail trafiğinize erişemez. Talep ederseniz saklanan takip kayıtlarınız da silinir.
Gmail hesabınızda hiçbir değişiklik kalmaz — sistem maillerinizi taşımaz, etiketlemez, silmez.
Başlayalım
Şu an gelen kutunuzda kaç mail cevap bekliyor?
Muhtemelen tahmin ettiğinizden fazla. On dakikalık bir görüşmede sistemin sizin yazışma trafiğinizde tam olarak nasıl çalışacağını gösterelim.
WhatsApp'tan yazın